Protokoll
Fra årsmøtet i Skjetnan Grendelag
Tirsdag 20. april 2010 kl 18.30
Tonstad skole
Tilstede:
Leder Hilde Bjørkmo
Nestleder Lennart Solligård
Sekretær Kristin Tollan
Styremedlem Geir Morten Leraand
Styremedlem Frank Hofstad
Styremedlem Ole Petter Vinjevoll
19 andelseiere, foruten styremedlemmene, var tilstede. Totalt 25 stk
Sak 1 Åpning ved styreleder Hilde Bjørkmo
Innsigelser på møteinnkalling fra 1 beboer:
- Det mangler forslag til nye styremedlemmer.
- Det er ikke levert ut en innkommet sak til årsmøtet fra beboer
- Andelseier som klager inn dette, foreslår at møteinnkallingen ikke godkjennes og at årsmøtet utsettes.
Kommentar fra valgkomiteen:
Forslag til nye styremedlemmer, revisorer, og valgkomite var ikke på plass. Det var derfor ingen mulighet til å få sendt ut forslagene før møtet.
Når det gjelder forslaget til årsmøtet som ikke var satt opp på dagsorden, tar styret innsigelsen fra andelseieren til etterretning. Forslaget vil bli tatt opp på neste generalforsamling.
Det ble stemt over hvorvidt årsmøtet skulle fortsette.
Vedtak: Sakslisten og møteinnkallelsen godkjennes og årsmøtet fortsetter. Kun 2 andelseiere stemte imot.
Sak 2 Konstituering
- Møteleder: Hilde Bjørkmo
- 1 referent: Kristin Tollan
- Tellekorps: Frank Hofstad og Geir Morten Leraand
- 2 vitner til å undertegne protokoll: Elin Hallenstvedt (Mm 7) og Jannicke Skibnes (Mm 137B).
Sak 3 Styrets beretning
Kommentarer:
- Balløkke:
Har vi midler til dette nå midt oppe i asfalteringsprosjektet?
Leder kommenterer: Dette er en sak som har pågått i flere år. Kommunen støtter dette med store midler, vår egenandel for balløkka vil bli på kr 200.000,-.
- Skogen :
Den er ikke helt ferdig ryddet. Dette vil bli fulgt opp av skogansvarlig Jan Erik Hoston. Spesielt ved Moltmyra 25 og 39 gjenstår mye kratt. Rydding av skogen vil heretter bli med på den årlige dugnaden.
Sak 4 Regnskap med revisors rapport
Revisors kommentarer:
- Hjemmesidens plassering og oppsett. Mener det er uheldig å endre plasseringen så ofte. Den er flyttet to ganger siste år. Leder kommenterer: Ikke riktig. Kun en gang!
- Ekstraordinært lån angående veinettet.
- Sak 29/09 Eventuelt: Styreleder trer inn som kasserer – uheldig
- Ny vaktmester er ikke ansatt. Leders kommentar: TBT tok over vaktmesters arbeidsoppgaver. God og rimelig løsning da vi er andelseiere i TBT, og slipper derfor å betale moms på deres tjenester.
- Ingen vesentlige feil eller mangler ved regnskapet.
Kommentar fra en andelseier på hjemmesidens plassering og oppsett: Revisors kommentar hører ikke hjemme under denne post. Web.redaktør var heller ikke tilstede.
Revisor foreslår at regnskapet godkjennes.
Spørsmål fra beboer til regnskapsfører angående grendelagsavgiften for 2-romsleilighetene og hvem som fører regnskap/setter opp budsjett/leser av strøm?
Regnskapsfører Stein Aune fører regnskap også for 2-romsleilighetene. Han vil snakke med beboerne i disse leilighetene etter møtet.
Vedtak: Regnskapet godkjennes enstemmig av årsmøtet.
Sak 5 Styrets honorar
Det foreslås å videreføre kr 60.000,- i styrehonorar fra forrige år.
Vedtak: Styrehonoraret godkjennes enstemmig av årsmøtet.
Sak 6 Valg av styremedlemmer
Valgkomiteen har hatt store problemer med å få beboere til å stille som kandidater. I siste liten har de klart å få på plass følgende:
Vedtak:
Nestleder: Trygve Steiro (Mm 137A) valgt til 2012
Kasserer: Jannicke Skibnes (Mm 137B) valgt til 2011
Styremedlem: Geir M. Leraand (Mm 31) valgt til 2012
Sekretær: Tove Henden (Mm 205) valgt til 2012
Alle enstemmig valgt.
Hilde Bjørkmo sitter ett år til som leder.
Ole Petter Vinjevoll fortsetter ett år til som varamedlem.
Geir Morten Leraand valgt for ny periode som styremedlem.
Kristin Tollan og Frank Hofstad og Lennart Solligård går ut av styret.
Sistnevnte er jurist, og sier seg villig til å bidra med hjelp ift tvisten med Augdahl og Multiconsult AS så lenge den varer.
Sak 7 Valg av revisorer
Svein A Fiskvik tar ett år til.
Trond Hansen tar ikke gjenvalg – grunnet flytting
Vedtak: Svein A Fiskvik sitter til 2011
Styret jobber videre med å få tak i en revisor til.
Enstemmig vedtatt av årsmøtet.
Sak 8 Valg av valgkomite
Ingen har hittil sagt seg villig til å ta på seg dette vervet.
Vedtak: Styret får fullmakt til å få tak i nye medlemmer til valgkomite.
Enstemmig vedtatt.
Sak 9 Valg av representant til TBT
I og med at vi ikke lenger har noen vaktmester synes det mest hensiktsmessig at et av styremedlemmene representerer Grendelaget i TBT.
Vedtak: Styret velger en representant blant styremedlemmene og konstituerer selv. Enstemmig vedtatt.
Sak 10 Vedtektsendringer/forslag
Det er delt ut forslag til vedtektsendringer. Ole Petter Vinjevoll går gjennom hva som foreslås endret.
§9 Bruk av fellesareal: Det er mangel på p-plasser i området. For å få flest mulig til å benytte garasjeplassene foreslås følgende vedtektsendring: Beboere skal benytte tildelte p-plass i garasje til biler, ikke skrot og andre ting.
Det kommer deretter opp mange forslag angående parkering. En arbeidsgruppe nedsettes. Denne skal ledes av Geir Morten Leraand og vil jobbe for å finne løsninger på problemene.
Gruppa gis frist til å komme med en innstilling innen 1. juni.
Ingen endringer kommer inn i vedtektene nå, men det foreslås å få inn endringer til neste år.
Vedtak : Arbeidsgruppen jobber med å finne løsninger, – eventuelle forslag til vedtektsendringer vil bli lagt frem for neste årsmøte.
Enstemmig vedtatt.
Sak 11 Postkassestativ
Det har igjen kommet krav fra Posten om at vi må sette opp samlestativ for postkasser.
Det foreslås at dagens avfallsboder ved bommene omgjøres til hus for postkasser. Noe oppussing/rengjøring må selvfølgelig påkostes.
Det vil bli universallås på dørene.
I stedet for søppelkasser i disse husene, foreslås det såkalte avfallstorg, lik de vi hadde midlertidig mens asfalteringen pågikk. Renholdsverket var veldig fornøyd med ordningen. Ikke noe rot eller søppel lå strødd rundt disse torgene.
Det er ikke innhentet kostnader for utforming og plassering av avfallstorgene ennå.
Vedtak: Det stemmes over om vi ønsker postkasser i de gamle søppelhusene.
Forslaget vedtas med 13 mot 9 stemmer. 3 blanke stemmer.
Sak 12 Innkomne saker
Asfalteringen er ferdig, men det har oppstått tvist angående betalingen. Opprinnelig kontraktssum var kr 1.650.000,-. Den endelige summen ble på kr 2.095.000,-.
En del av disse ekstrakostnadene skal selvsagt betales da de skyldes etterbestillinger som ble gjort underveis.
Det vi ikke ønsker å betale, er økte kostnader på grunn av at asfalttykkelsen på den gamle asfalten var tykkere enn beregnet og det ble derfor dyrere å fjerne den. Det andre det er stor uenighet om er breddeutvidelse av den ene gata, ca en fjerdedel av veinettet. Vi mener det var avtalt en 25-30 cm veiskulder med grus overalt, mens entreprenøren mener avtalen var 3 meter asfaltbredde overalt. Veistrekningen uenigheten dreier seg om har en veibredde på nesten 6 meter.
Vi har søkt juridisk bistand i saken. Vi har en forsikring som dekker juridisk bistand og eventuelt saksomkostninger. Det er egenandel på denne forsikringen.
Av de økte kostnadene på ca kr 450.000,- vil det til uka bli foreslått ovenfor entreprenøren at vi betaler halvparten.
Det har også kommet tilleggsfakturaer fra Multiconsult på ca kr 120.000,-. Dette er dobbelt så mye som avtalt i kontrakten, og ytterligere honorar vil ikke bli utbetalt. De har ikke gjort den jobben de ble leid inn for å gjøre, og de har etter styrets og advokats gjennomgang av saken Ikke bistått grendelaget som et profesjonelt konsulentfirma hverken før under eller etter at avtalen ble underskrevet.
Beboere påpeker at det flere plasser er gjort en dårlig jobb, det er ujevnt og det kan se ut som asfalten sprekker noen steder. Dette har blitt verre etter vinteren. Asfalten er noe myk og bløt, og det trykkes lett gjennom den. Eksempelvis mopedstøtter etc! Dårlig grunnarbeid/feil blandingsforhold?
Vi vurderer å ta med en tredjepart på en endelig sluttbefaring.
Til orientering så vil fartsdumper og lekeplassene komme på plass i løpet av kort tid.
Under dette punktet ble forslaget som ikke var blitt forelagt årsmøtet utdypet muntlig av forslagsstilleren:
Forslaget gikk ut på at det i ettertid skulle kunne bli asfaltert helt inntil beboernes eiendommer (rekkevis) for de som ønsket dette, og at Grendelaget skulle ta kostnadene i stedet for hver enkelt beboer/rekke.
Et tilsvarende forslag ble behandlet og nedstemt på forrige årsmøte og dette var grunnen til at det ikke ble tatt opp igjen nå.
Leder informerte da om at vi har maxlån i forhold til sikkerhet, og at det da vil bli nødvendig å øke grendelagsavgiften betraktelig for å klare å dekke utgiftene ved et sånt forslag. Vi snakker om dobbel kostnad, ca. 2 mill kr, som ble opplyst muntlig av entrepenør Augdal på forrige generalforsamling.
Styret tar imidlertid klagen til etterretning. Alle forslag fra beboere skal tas opp på fremtidige årsmøter.
Sak 13 Budsjett
- Oppbygging av nye lekeplasser.
Det foreslås moderne matter i stedet for sand som underlag på de nye lekeplassene som skal bygges opp. - Postkassestativ, like postkasser
- Oppbygging av avfallsltorg
Kostnader for støping og universalnøkler
Det vil bli samme kostnadene fra Renholdsverket som i dag. - Beplantning/blomster/utemiljø/bålplass
max kr 100.000,- - Fartsdumper, 8 stk
kr 8.000,- pr stk hvis vi velger asfalterte.
Alternativet er flyttbare fartshumper, de er noe billigere. - Motorer til garasjeportene
En er skiftet, kostnad kr 15.000,-. Resten bør også skiftes ut. Kostnad kr 15.000,- pr stk 5 stk gjenstår - Flaggstenger
Moltmyra-vimpel samt norsk flagg - Balløkke
kr 200.000,-. Kommunen betaler resten. Det vil bli et anlegg med millionverdi. - Dugnad
Det er bestilt matjord, gressfrø og sand. Til etterfylling ved eiendommene etter asfalteringen - Advokatbistand i forbindelse med rettstvist med Entrepenør Augdal og Multiconsult as.
Ved protokollen:
Hilde Bjørkmo Jannicke Skibnes
Kristin Tollan Elin Hallenstvedt